Sous la responsabilité de la supérieure ou du supérieur immédiat, cette personne assure le soutien administratif et le secrétariat nécessaire au fonctionnement des activités de son secteur; collabore aux diverses activités reliées à l’offre de cours, à la formation et à la recherche ainsi qu’à l’administration des dossiers des personnes étudiantes ou du personnel enseignant. Elle assiste les personnes qui ont des fonctions de direction et assure les suivis requis.

Exigences reliées au poste :     

•   Scolarité : Diplôme d'études professionnelles ou scolarité pertinente
•   Expérience : Trois (3) années d'expérience pertinente
  • Expérience dans un milieu clinique est un atout important;
• Habiletés :
  • Excellentes compétences interpersonnelles et respect de la confidentialité.
  • Aisance avec les outils numériques (Suite Office, logiciels de gestion, plateformes de rendez-vous).
  • Grande rigueur administrative, sens de l’organisation et souci du détail.
  • Autonomie, initiative, créativité et capacité à structurer de nouveaux processus.
  • Sensibilité à la réalité des clientèles vulnérables et à la diversité des besoins.

Renseignements additionnels reliés à l'emploi :

La Clinique universitaire de psychologie (CUP) est un lieu unique de formation de haut niveau et de services psychologiques en région. Elle offre à la fois :

• Des services psychologiques et neuropsychologiques à coût modique pour la population de l’Est-du-Québec;
• Un environnement de formation clinique de haut niveau, supervisée par des psychologues et neuropsychologues, pour les personnes étudiantes au doctorat en psychologie.

Plus spécifiquement, la personne aura comme mandat de :

• Accueillir, soutenir et assurer un soutien attentionné à une clientèle parfois vulnérable.
• Accompagner les personnes dans le processus d’ouverture de dossier et de prise de rendez-vous.
• Gérer les horaires des stagiaires et des superviseur·es, en assurant la cohérence et l’efficacité du fonctionnement clinique.
• Assurer le suivi administratif des dossiers : ouverture, classement, archivage numérique et papier, respect de la confidentialité.
• Utiliser efficacement les plateformes de gestion numérique de dossiers et de rendez-vous.
• Contribuer à l’amélioration des processus internes : création de formulaires, procédures, outils de suivi, etc.
• Gérer les emprunts de matériel psychométrique par les stagiaires : calendrier de réservation, registre des prêts, rappels.
• Maintenir l’inventaire à jour et signaler les besoins de renouvellement ou de remplacement.

Tâches et responsabilités :

• Collabore à la planification et à l’organisation de son secteur en effectuant ou coordonnant diverses activités administratives. Ces activités peuvent être en lien avec la formation, la recherche, les ressources humaines, financières ou matérielles; elle en assure les suivis requis, notamment le suivi des échéanciers et des délais des opérations ainsi que les procédures administratives à respecter.
• Accueille et renseigne les personnes sur les politiques, procédures et règlements qui sont associés à son secteur.
• Agit à titre de personne-ressource et voit à la réalisation des diverses activités reliées :
• pour le secteur des affaires départementales : à la gestion de l’offre de cours, la gestion des tâches ainsi qu’au recrutement des personnes enseignantes;
• pour le secteur des études : à la gestion des programmes d’études et du cheminement universitaire des personnes étudiantes dans ceux-ci.
• Recueille, collige, traite et diffuse diverses informations en lien avec son secteur, effectue des recherches, des analyses, des vérifications notamment sur certaines données en tenant compte des exigences, des politiques, des règlements, des procédures et des normes établies et en assure le suivi. Assure l’application, le respect et la diffusion de ceux-ci. Réfère les cas problèmes à la personne concernée.
• Assiste la direction de son secteur, saisie et produit divers documents tels que lettres, rapports, tableaux statistiques, listes, etc. Assure une présentation appropriée et professionnelle de ces documents. Remplit des formulaires administratifs afin de donner suite à des décisions et assure le suivi.
• Assure la gestion du courrier et des courriels de son secteur. Rédige certaines correspondances.
• Voit à l’organisation logistique et matérielle de réunions (convocations, ordres du jour, réservations, etc.) et peut assister à celles-ci. Prend connaissance et distribue la documentation requise. Peut prendre note des discussions tenues et assure le suivi aux décisions qui relèvent de sa compétence. Peut être appelée à rédiger un projet de procès-verbal.
• Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des dossiers et des banques de données pour son secteur. Assure le système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des documents papier, électroniques et numériques.
• Voit au soutien administratif de son secteur tel que la réquisition de paiement, la tenue d’une petite caisse ainsi que la préparation de données nécessaires à l’élaboration des budgets et de rapports.
• Peut être appelée à participer à l’intégration et à la formation du personnel.             
• Collabore à la préparation et à la réalisation d’événements ou opérations spéciales telles que journée d’accueil, opération démarrage, expositions, colloques, etc.
• Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur. Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.
• Utilise un système informatisé de traitement de l’information de même que certains outils et logiciels pertinents. Met à jour l’information dans les systèmes informatisés et participe à leur développement afin d’assurer l’efficacité des opérations.
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
• La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la classe.

Avantages

• Activités de développement des compétences
• Programme complet et concurrentiel d'avantages sociaux
• Horaire d'été (congé les vendredis après-midi)
• Infrastructures sportives
• À proximité des grands espaces naturels, Rimouski est une véritable cité étudiante. Capitale du Bas-Saint-Laurent, pôle commercial et maritime, sa population étudiante, composée de 15 000 jeunes provenant du Québec et du monde, l’anime tout au long de l’année. Avec ses 50 000 habitants, ici, tout est convivial et à proximité .

Salaire

• Dans une échelle de salaire se situant entre 27,89 $ et 35,96 $ l’heure (classe 6) selon les qualifications et l’expérience.

Informations complémentaires

• Décanat aux affaires départementales, pour la clinique de psychologie
• Campus de Rimouski
• Poste permanent à temps complet
• Horaire de travail: 35 heures par semaine
• Date de début: dès que possible
• Date limite pour postuler: l’offre d’emploi sera en vigueur jusqu’à ce que le poste soit pourvu.