Agente, agent d’administration

Tâches et responsabilités principales

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, cette personne l’assiste et l’appui dans l’accomplissement de ses fonctions en assurant le soutien administratif nécessaire à la gestion, à la coordination et à la planification des activités de la direction. Elle recueille et diffuse de l’information ayant trait aux activités de son secteur. Elle assiste sa supérieure ou son supérieur immédiat dans l’élaboration des calendriers des activités de son secteur et en soutient la réalisation. 

Cette personne : 

1. Collabore à l’organisation des activités de son secteur en effectuant diverses tâches relatives au suivi d’un ensemble de processus administratifs; assure la préparation, la compilation, la vérification et la mise à jour des dossiers qui lui sont confiés. Prend les dispositions nécessaires pour régler certains dossiers relevant de son secteur de travail.
2. Assure la bonne marche de son secteur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations; assume la responsabilité de certains dossiers à caractère administratif relevant de son secteur d’activités. Assiste le personnel du groupe bureau des départements dans leur fonction et leur assure un soutien.
3. Élabore différents outils de travail, tient à jour et voit à l’application des politiques, règlements, directives, procédures et processus administratifs reliés à son secteur d’activités.
4. Recueille, vérifie, analyse et prépare des données ou des informations préalables à la rédaction de réponses, de rapports, de contrats et toute autre correspondance requise se rapportant aux dossiers qui lui sont confiés et en assure le suivi.
5. Collabore avec le personnel relié à son secteur d’activités, assure la transmission de l’information et des directives nécessaires à la continuité des opérations.
6. Compile des statistiques et s’assure de la mise à jour, de la validité et du contrôle dans les fichiers informatisés; exploite les informations et produit des listes, des rapports ou des statistiques.
7. Participe à diverses activités administratives spécifiques à son secteur de travail et à des projets spéciaux tels que divers comités, kiosque d’infonnation, colloques, congrès, ateliers, etc.
8. Assiste sa supérieure ou son superieur immédiat en fournissant les renseignements pertinents aux activités et aux difficultés rencontrées pour la bonne marche administrative. Peut donner son avis, formuler des recommandations et participer à la mise en place des solutions.
9. Fournit et obtient de l’information, à partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants et prend les dispositions s’y rattachant.
10. Collabore au développement, à l’implantation et à la mise à jour des programmes et des systèmes informatiques.
11. Participe à l’élaboration, à la diffusion et à la mise à jour des procédures administratives relatives au fonctionnement de son secteur et s’assure de leur application.
12. Effectue la gestion et le suivi de l’agenda, des appels, des courriels et du courrier de la direction, en fonction des priorités établies. À partir d’instructions générales, donne suite à certaines demandes de diverses natures.
13. Réalise différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de divers documents. Accueille les visiteuses, visiteurs.
14. Organise des réunions, y assiste s’il y a lieu, prend note des délibérations, rédige des procès-verbaux, assure le suivi des décisions des différentes instances auprès des personnes et des services concernés et prend les dispositions s’y rattachant.
15. Assure la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers liés à la direction (ex. : classement, épuration, conservation, etc.), et ce, selon les pratiques et les règles en vigueur.
16. Peut être appelée à participer à l’intégration et à la fonnation du personnel.
17. Utilise un système informatisé de traitement de l’information avec les logiciels pertinents à son domaine d’activités.
18. Utilise divers appareils tels que télécopieur, machine à écrire, photocopieur, calculatrice, etc. 

Exigences

• Scolarité: Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
• Expérience: Quatre (4) années d’expérience pertinente

Date limite pour postuler

 L’offre d’emploi sera en vigueur jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

Programme accès égalité

Nous souscrivons au programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles et de minorités ethniques et les autochtones. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leur besoin. Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.