Agente, agent administratif aux affaires étudiantes

Tâches et responsabilités principales

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, cette personne accueille et renseigne la clientèle sur des questions relatives aux services de son secteur et de la communauté universitaire.

Cette personne :

1. Accueille et renseigne la clientèle sur diverses questions reliées à la vie universitaire tels les admissions, les inscriptions, les choix de cours, les relevés de notes, les équivalences, les règlements et procédures, les prêts et bourses, le bottin téléphonique, les horaires, les modalités de paiement, etc.
2. Reçoit les demandes d’admission, vérifie et fait la première saisie des données sociologiques pour le paiement des frais d’admission et effectue l’ouverture des nouveaux dossiers. Achemine divers dossiers et tient à jour les listes nécessaires.
3. Donne des renseignements reliés aux dossiers des étudiantes et étudiants et soumet les cas problèmes aux professionnels concernés. Assure le transfert des documents au registrariat selon la procédure établie.
4. Émet, selon la procédure établie, divers documents demandés par les étudiantes et étudiants tels que, attestations d’inscription, contrats d’études, relevés de notes, etc., et appose le sceau approprié. Produit les cartes d’identité des étudiantes et étudiants et du personnel.
5. Assure la réception téléphonique et du courriel de l’Université.
6. Reçoit et traite les demandes de réservation de locaux. Crée et transmet les liens de visioconférence, s’il y a lieu. Effectue l’attribution des locaux ainsi que les salles de vidéoconférence pour les activités d’enseignement.
7. Est responsable de la perception des divers frais, tels que les inscriptions, la vente de billets d’autobus, les cartes de photocopie, la location de casiers, les vignettes de stationnement et autres éléments reliés à son secteur d’activité. Émet des reçus et prend les dispositions s’y rattachant. Prépare quotidiennement le suivi des transactions financières, fait la caisse et prépare le dépôt.
8. Voit à l’application des politiques, règlements, directives, procédures et processus administratifs reliés à son secteur d’activité.
9. Effectue diverses recherches, règle certains problèmes relatifs à son secteur et transmet diverses informations aux personnes appropriées.
10. Veille à la distribution des certificats de prêt et des chèques de bourse, tient à jour ces dossiers ou autres données relatives à ces opérations.
11. Applique aux dossiers des étudiantes et étudiants les différentes bourses.
12. Participe aux événements ou opérations spéciales (journée d’accueil, opération, démarrage, expositions, colloques, etc.).
13. Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques, note et transmet les messages. Tient l’agenda de la personne responsable des activités de son secteur, des professionnels et prend les dispositions s’y rattachant.
14. Rédige la correspondance relative à son travail et dactylographie divers documents tels que lettres, rapports, formulaires. Peut être appelé à effectuer du travail de soutien à l’équipe de son secteur, tel que du travail de secrétariat.
15. Compile des données de réservation des locaux, demandes d’attestation et produit les rapports requis (pourcentage d’utilisation des locaux, etc.).
16. Tient à jour le système de classement, les registres d’occupation des locaux et de gestion de l’espace et les tableaux d’affichage.
17. Reçoit les informations pour diffusion sur les écrans des espaces communs et en fait la mise à jour régulièrement (activités sportives, campagne du panier de Noël, journée portes ouvertes, etc.).
18. Veille à l’approvisionnement des fournitures de bureau de son secteur.
19. Utilise un système informatisé de traitement de l’information, de même que les logiciels pertinents. Tient à jour les applications informatisées courantes et participe à leur développement afin d’assurer l’efficacité des opérations.

Exigences

• Scolarité :                  Diplôme d’études secondaires
• Expérience :              Deux (2) années d’expérience pertinente

Date limite pour postuler

5 juillet 2026

Programme accès égalité

Nous souscrivons au programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles et de minorités ethniques et les autochtones. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leur besoin. Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.