Conseillère, conseiller à la gestion des dossiers étudiants

Tâches et responsabilités principales

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, cette personne assume la responsabilité des dossiers d’admission, d’inscription et de reconnaissance des acquis conformément aux règlements et processus en vigueur. Elle agit à titre de personne-ressource auprès du personnel de son secteur, du personnel des modules et des comités de programmes ainsi qu’à titre de conseillère, conseiller auprès des étudiantes, étudiants. Elle effectue la planification, l’organisation, le développement, la promotion, l’animation et la réalisation des activités dont elle a la responsabilité. 

Cette personne :

1. Collabore au développement des orientations et des objectifs reliés à son secteur d’activités ainsi qu’à la détermination des méthodes de réalisation et de contrôle.
2. Applique les règlements des études de l’Université ainsi que les politiques, procédures, directives, règles et processus administratifs pertinents quant à l’admission, l’inscription et la reconnaissance des acquis. Est également appelée à participer à leur révision.
3. Conseille et supporte le personnel de son secteur, et lorsque requis, le personnel des modules et des comités de programmes, dans l’interprétation et l’application des politiques, règlements, directives, procédures et processus administratifs reliés à son secteur d’activités ou spécifiques à son champ d’expertise.
4. Effectue des études, des recherches et des analyses de certains dossiers d’admission, présente les demandes et fournit l’expertise nécessaire aux modules et aux comités de programmes quant aux études antérieures des candidates, candidats, donne des avis et soumet des recommandations.
5. Coordonne l’analyse des dossiers d’admission des programmes contingentés, tient à jour les listes d’attente, effectue les relances nécessaires auprès des étudiantes, étudiants, répond à leurs questions et agit à titre de personne-ressource auprès des directions de programmes. Est également responsable des transferts de campus pour ces programmes. 
6. Procède à l’évaluation des services offerts, analyse les écarts entre les objectifs visés et les résultats atteints, recommande à la personne désignée des mesures correctives et en assure le suivi.
7. Confirme la validité de l’éligibilité des étudiantes, étudiants aux bourses d’accueil de tous les cycles d’études en fonction des critères définis. Procède à la confirmation des bourses au dossier étudiant, et en assure le suivi auprès de la Fondation de l’UQAR et du Service des finances.
8. Voit à l’application des règles gouvernementales et des politiques institutionnelles relatives à l’établissement du statut de résident du Québec et voit à l’ajustement des frais de scolarité applicables à chacun.
9. Prépare diverses attestations particulières demandées par les étudiantes et étudiants.
10. Collabore avec le Service des technologies de l’information à la mise à jour des systèmes informatiques reliés à son secteur d’activités ainsi qu’au développement et à l’adaptation de nouveaux outils informatiques.
11. Est responsable de la production et de la distribution de statistiques reliées à son secteur d’activités.
12. Élabore différents outils de gestion, rédige, interprète, tient à jour et voit à l’application et à la diffusion des politiques, règlements, directives, procédures et processus administratifs internes reliés à son secteur d’activités.
13. Voit au suivi des admissions conditionnelles pour chaque programme d’études en s’assurant de respecter les critères établis par les différentes instances universitaires et gouvernementales.
14. Participe à l’accueil des nouvelles étudiantes, nouveaux étudiants étrangers.
15. Procède à l’authentification des documents officiels demandés sur la décision relative à la demande d’admission.
16. Gère les situations particulières d’inscription et d’abandon de cours et en assure le suivi auprès des modules, des comités de programmes et du Service des finances, le cas échéant.
17. Valide certaines demandes de reconnaissance des acquis nécessitant une expertise plus approfondie afin de s’assurer de la conformité réglementaire de la décision rendue par les directions de programmes.
18. Agit, et lorsque requis, collabore à titre de représentante, représentant de l’Université auprès de différents comités tant internes qu’externes et fournit une expertise reliée à son champ d’activités.
19. Maintient à jour ses connaissances relatives à son secteur d’activités, à son environnement et à sa clientèle.

Exigences

• Scolarité :                           Baccalauréat dans une discipline appropriée
• Expérience :                       Cinq (5) années d’expérience pertinente

Date limite pour postuler

 L’offre d’emploi sera en vigueur jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

Programme accès égalité

Nous souscrivons au programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles et de minorités ethniques et les autochtones. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leur besoin. Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.