Attachée, attaché d’administration

Renseignements additionnels

La personne titulaire du poste joue un rôle stratégique dans la planification, la coordination, l’optimisation des activités d’approvisionnement, de gestion budgétaire et de redditions de comptes gouvernementales au service des technologies de l’information.

Plus précisément:

• Elle planifie, structure et coordonne l’ensemble des activités administratives du service incluant les dossiers d’approvisionnement. Prend en charge les dossiers complexes nécessitant des analyses approfondies et la collaboration de multiples intervenants.
• Elle assure la gestion et le renouvellement des contrats (licences, maintenance, infrastructures), en s’assurant du respect des échéanciers, en évaluant les besoins financiers et en effectuant les démarches d’approvisionnements selon les règles en vigueur
• Elle participe activement à la préparation, à la priorisation et à la gestion des budgets d’investissement et de fonctionnement des technologies de l’information (TI), en collaboration avec les équipes et la direction, afin d’assurer une utilisation optimale des enveloppes budgétaires et le respect des échéanciers.
• Elle réalise certaines redditions de comptes gouvernementales en appliquant les règles et directives émises par les ministères.
• Elle coordonne et travailles-en étroite collaboration avec la technicienne en administration ou le technicien en administration du service.
• Elle fait preuve de rigueur, d’autonomie, de leadership et démontre des capacités de travailler en équipe.

Tâches et responsabilités principales

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, cette personne participe à l’élaboration. à la mise à jour et à l’application des politiques, des procédures et des processus administratifs dans un secteur d’activités faisant appel à des connaissances multidisciplinaires ou spécialisées. Elle participe à la gestion administrative. Elle effectue la planification. l’organisation, le développement, la promotion, l’animation et la réalisation des activités dont elle a la responsabilité. 

Cette personne:

1. Collabore au développement des orientations et des objectifs propres à son secteurde travail ainsi qu’à la détermination des méthodes de réalisation et de contrôle.
2. Élabore différents outils de gestion, rédige, interprète, tient à jour et voit à l’application et à la diffusion des politiques, de la réglementation, des directives, des procédures et des processus administratifs reliés à son secteur d’activités.
3. Recueille les renseignements préalables à la rédaction de réponses, de rapports, de contrats et toute autre correspondance requise se rapportant aux dossiers sous sa responsabilité et en assure le suivi.
4. Recueille et analyse les besoins reliés aux activités ou au fonctionnement de son secteur en termes de ressources humaines, matérielles et financières, effectue les recherches appropriées, prépare les documents qui y sont associés et le cas échéant en assure le suivi.
5. Collabore à l’élaboration d’ententes contractuelles et de subventions.
6. Effectue certaines tâches administratives en vue d’assurer la réalisation de projets, le bon fonctionnement des opérations, l’organisation du travail, l’obtention de ressources humaines, matérielles et financières.
7. Organise, assiste et participe à différentes réunions et en fait les suivis.
8. Communique avec diverses personnes afin de les informer, de les conseiller, d’obtenir ou de transmettre des renseignements sur les suivis budgétaires, les scénarios d’embauche, la rémunération des étudiants et sur les politiques ou les procédures en vigueur.
9. Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel de son secteur et de la clientèle et, lorsque requis, collabore à titre de représentante de l’Université auprès de différents comités tant internes qu’externes et fournit une expertise reliée à son champ d’activités.
10. Collabore au développement, à l’implantation et à la mise à jour des programmes et des systèmes informatiques reliés à son secteur d’activités.
11. Participe à l’élaboration du budget de son secteur d’activités et en assure le suivi selon les normes en vigueur. Élabore des prévisions ou des scénarios budgétaires pour fins de recommandations et de prise de décision.
12. Maintient à jour ses connaissances relatives à son secteur d’activités.
13. Peut être appelé à coordonner du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail, en vérifier l’exécution et à la demande de la personne notatrice, donner son avis lors de l’évaluation.
14. Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
15. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par une personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.

Exigences

• Scolarité: Baccalauréat dans une discipline appropriée
• Expérience: Cinq (5) années d’expérience pertinente

Date limite pour postuler

 L’offre d’emploi sera en vigueur jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

Programme accès égalité

Nous souscrivons au programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles et de minorités ethniques et les autochtones. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leur besoin. Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.